مجله لیزان
توضیح مفهوم تنخواه‌گردان و ثبت‌های حسابداری آن
در این مقاله از آکادمی لیزان به آموزش تنخواه‌گردان (که هم در مباحث آموزشی وهم در اجرا بسیار مهم و حائز اهمیت است) پرداخته می‌شود. ابتدا مفهوم و تعریف تنخواه‌گردان را توضیح داده و در ادامه انواع روش‌های تنخواه‌گردان، ثبت‌های ایجاد تنخواه‌گردان، انجام هزینه‌ها، شارژ و یا ترمیم تنخواه‌گردان و در نهایت تسویه تنخواه‌گردان را به‌صورت ویدیویی و همچنین به‌صورت تشریحی آموزش خواهیم داد.
چرا تنخواه‌گردان؟
در شرکت‌ها برای انجام پرداخت‌های بااهمیت از چک استفاده می‌شود؛ استفاده از چک باعث می‌شود که شرکت بتواند کنترل‌های داخلی خوبی دررابطه‌با پرداخت‌ها اعمال کند. پرداخت از طریق چک نیازمند آماده‌سازی و پیوست اسناد مثبته، بررسی و تأیید اسناد، صدور چک توسط دایره حسابداری، کنترل رقم، گیرنده، تاریخ و بابت چک، امضای چک توسط مقامات مجاز و…. است. اگر چه انجام پرداخت‌ها از طریق چک اولویت شیوه پرداخت در شرکت‌هاست اما انجام تمامی پرداخت‌ها به‌ویژه پرداخت‌های جزئی از طریق چک امکان‌پذیر نیست. تصور کنید شرکت بخواهد هزینه خرید یک جعبه شیرینی و یا هزینه اسنپ را از طریق چک پرداخت کند! انجام پرداخت‌های جزئی از طریق چک نه مزیت آن‌چنانی دارد و نه امکان‌پذیر است. راهکار چیست؟ استفاده از تنخواه‌گردان
تعریف تنخواه گردان
در شرکت‌ها برای انجام پرداخت‌های جزئی از تنخواه‌گردان استفاده می‌شود. بدین منظور، شرکت مبلغی در اختیار فرد و یا افرادی (که معمولاً از کارکنان شرکت هستند) قرار می‌دهد تا پرداخت‌های جزئی از طریق این مبلغ انجام گیرد. به مبلغ مذکور تنخواه‌گردان و به فردی که این مبلغ را در اختیار دارد تنخواه‌دار گفته می‌شود.
دقت کنید انجام پرداخت‌های بااهمیت از طریق تنخواه‌گردان میسر نیست. تنخواه‌گردان برای انجام پرداخت‌های جزئی استفاده می‌شود. مبلغ تنخواه‌گردان، سقف معاملاتی که می‌توان از طریق تنخواه‌گردان انجام داد، شیوه انجام و…. در آیین‌نامه معاملات شرکت‌ها و دستورالعمل تنخواه‌گردان مشخص می‌شود.
ماهیت حساب تنخواه‌گردان بدهکار است.
برای انجام ثبت‌های حسابداری مربوط به تنخواه‌گردان ایجاد حسابی به نام تنخواه‌گردان ضروری است. تنخواه‌گردان جزو دارایی‌های شرکت (دارایی مشابه صندوق) است پس ماهیت آن بدهکار خواهد بود. اما این حساب تنخواه‌گردان در چه زمانی بدهکار و در چه زمانی بستانکار خواهد شد؟
بدهکار و بستانکار شدن این حساب به روش‌های حسابداری تنخواه‌گردان بستگی خواهد داشت.
روش‌های حسابداری تنخواه‌گردان
برای ثبت رویدادهای مالی مربوط به تنخواه‌گردان، به‌صورت کلی دو روش وجود دارد: روش ثابت و روش متغیر. در روش ثابت حساب تنخواه‌گردان در طول دوره بدون تغییر (ثابت) باقی می‌ماند و حساب تنخواه‌گردان تنها در زمان ایجاد بدهکار و در زمان تسویه تنخواه بستانکار خواهد شد. اما در روش متغیر حساب تنخواه‌گردان در طول دوره نیز تغییر می‌کند.
ثبت های حسابداری تنخواه گردان
در ادامه مقاله، به‌تفصیل ثبت‌های مربوط به تنخواه‌گردان در روش ثابت و متغیر آورده شده است.
1) ایجاد تنخواه گردان
برای ایجاد تنخواه‌گردان مبلغی از حساب بانکی و یا صندوق شرکت در اختیار تنخواه‌دار قرار داده می‌شود. در هر دو روش حساب تنخواه‌گردان بدهکار شده و حساب صندوق و یا بانک بستانکار می‌گردد.
نکته: ثبت حسابداری رویداد فوق در هر دو روش یکسان است.
2) انجام هزینه ها توسط تنخواه دار
بعد از انجام پرداخت‌ها توسط تنخواه‌دار، ایشان می‌بایست اسناد مثبته مربوط به هزینه‌ها را مرتب و به دایره مالی تحویل دهد. بعد از تأیید اسناد مثبته توسط مدیریت و یا مقام مجاز ثبت حسابداری زیر انجام می‌گیرد.
دررابطه‌با ثبت فوق به دو نکته زیر دقت کنید:
نخست آنکه هزینه‌ها می‌بایست به‌تفصیل و جداگانه هرکدام در حساب مربوط به خود ثبت شوند.
و نکته دوم: در روش ثابت بابت ارائه و تأیید اسناد هزینه ثبت حسابداری نخواهیم داشت. ممکن است سؤال بپرسید چرا؟ در ادامه توضیح خواهیم داد.
3) شارژ (ترمیم تنخواه گردان)
بعد از انجام پرداخت‌ها توسط تنخواه‌دار و ارائه اسناد مثبته به حسابداری، می‌بایست مجدداً مبالغی در اختیار تنخواه‌دار قرار گیرد که بتواند پرداخت‌های بعدی را انجام دهد پس می‌بایست تنخواه شارژ و یا اصطلاحاً ترمیم گردد. ثبت حسابداری مربوطه به شرح زیر است:
دررابطه‌با ثبت فوق به نکات زیر دقت شود:
- در ثبت‌های فوق بابت پرداخت انجام شده بانک در هر دو روش بستانکار شده ولی بدهکار دو روش متفاوت است. در روش متغیر تنخواه‌گردان بدهکار شده ولی در روش ثابت هزینه‌ها بدهکار می‌گردد.
- در روش ثابت عرف بر آن است زمانی که اسناد مثبته مربوط به پرداخت‌ها به دایره حسابداری ارائه می‌گردد ثبتی انجام نمی‌شود؛ ولی در ادامه معادل اسناد هزینه پرداختی توسط تنخواه‌دار، حساب او مجدد شارژ می‌شود؛ بنابراین در روش ثابت مراحل ارائه اسناد هزینه و شارژ به‌صورت هم‌زمان انجام شده و این مراحل باهمدیگر در قالب ثبت فوق، بدون آنکه حساب تنخواه‌گردان گردش پیدا کند ثبت می‌گردد. برای توضیحات بیشتر می‌توانید به آموزش ویدیویی فوق مراجعه نمایید.
تکرار چرخه انجام پرداخت‌ها و شارژ تنخواه
در طی سال بارها تنخواه‌دار اسناد هزینه را به حسابداری ارائه کرده و حساب تنخواه ممکن است بارها شارژ گردد. در نتیجه ثبت‌های مربوط به انجام هزینه و شارژ تنخواه‌گردان که در بالا توضیح داده شد بارها تکرار می‌گردد.
4) تسویه تنخواه گردان
در پایان سال و در مواقعی که تنخواه‌دار در شرکت به شخص دیگری واگذار می‌شود می‌بایست با تنخواه‌دار (سابق) تسویه‌حساب کرد و مانده‌حساب تنخواه‌گردان مربوط به فرد مذکور صفر شود. هنگام تسویه تنخواه‌گردان، تنخواه‌دار می‌بایست اسناد هزینه ارائه نشده را به حسابداری تحویل داده و اگر مبالغی از حساب تنخواه خرج نشده است می‌بایست این مبالغ را به‌حساب شرکت واریز کند. در نتیجه ثبت حسابداری زیر انجام می‌گیرد.
مقایسه روش تنخواه‌گردان ثابت و روش تنخواه‌گردان متغیر
همان‌گونه که در فوق نشان داده شد ثبت‌های ایجاد و تسویه تنخواه در هر دو روش یکسان است؛ اما ثبت‌های مربوط به ارائه اسناد مثبته پرداخت‌ها و شارژ تنخواه در دو روش متفاوت است. در روش متغیر بابت ثبت‌های فوق دو ثبت حسابداری انجام شده و حساب تنخواه گردش پیدا می‌کند؛ اما در روش ثابت هر دو رویداد تواما از طریق یک ثبت حسابداری بدون گردش حساب تنخواه انجام می‌گیرد. دقت کنید در صورت استفاده از روش ثابت، شارژ تنخواه می‌بایست دقیقاً معادل اسناد هزینه تحویل داده شده به دایره مالی باشد؛ اما در روش متغیر مبلغ شارژ تنخواه می‌تواند رقمی متفاوت با هزینه‌های پرداخت شده توسط تنخواه‌دار باشد. خلاصه اینکه روش تنخواه‌گردان متغیر نسبت به تنخواه‌گردان ثابت باعث اعمال کنترل‌های بیشتر (به دلیل گردش حساب تنخواه‌گردان) و همچنین اجرای راحت‌تری می‌گردد (زیرا شارژ تنخواه لزوماً هم‌زمان با ارائه اسناد هزینه و برابر با آن نیست) در نتیجه استفاده از روش متغیر در شرکت‌ها متداول‌تر می‌باشد.
سخن پایانی
در این مقاله از آکادمی لیزان، مفهوم تنخواه‌گردان حسابداری، روش‌های حسابداری مربوطه و همچنین مقایسه این روش‌ها به‌صورت تشریحی و ویدیویی ارائه گرید. برای دریافت سایر آموزش‌ها می‌توانید اینجا کلیک کنید.